Digitalisierung in Deutschland – können wir mit dem Wandel der Arbeitswelt aufholen?

Die Digitalisierung haben wir auf diesem Blog schon oftmals als eine der prägenden Entwicklungen des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Das Zukunftsinstitut hat sie damit auch berechtigterweise als einen der zwölf Megatrends unserer Zeit identifiziert. Als solcher ist sie langfristig, global und komplex – und betrifft alle Lebensbereiche. Insbesondere im Bereich der Arbeit hat sie mit ihren nie dagewesenen Möglichkeiten auch einen anderen Megatrend entscheidend beeinflusst: New Work, den Wandel der Arbeitswelt.

 

Was ist New Work?

 

Der Begriff New Work bezeichnet als Konzept alle neuen Arbeitsformen, die sich in Zeiten der Digitalisierung und Globalisierung herausbilden und etablieren. Sie zeichnet sich sowohl durch „neue“ Werte aus (mehr Selbstbestimmung und Selbstverwirklichung für Arbeitnehmer*innen) als auch konkrete Ausformungen der neuen Arbeit. Dazu gehören beispielsweise agiles Arbeiten, Work Life Blending, Arbeiten in Mixed Teams und Crowdworking. Aber auch die Arbeit in Coworking Spaces ist ein New Work Phänomen. (Mehr zum Thema können Sie hier lesen.)

 

Wandel der Arbeitswelt heißt auch Wandel der Gerätenutzung

 

Früher war das mit den Geräten auf Arbeit noch einfach. Oder vielleicht nicht immer einfach, aber zumindest simpel. Es gab ein stationäres Telefon, Drucker, Fax, einen manchmal widerspenstigen Desktop-Computer. Zwar musste man sich hin und wieder mit Ärgernissen wie Papierstau und unerklärlichen Fehlermeldungen herumschlagen, aber zumindest waren die Verhältnisse geklärt. Das hat sich geändert. Mobile Arbeit und Work-Life-Blending gewinnen als Auswüchse des New Work Trends an Bedeutung, durch Corona wurde Homeoffice plötzlich omnipräsent. Wer nicht selbst zumindest temporär an wenigsten einigen Tagen pro Woche von zuhause gearbeitet hat, dürfte eine Zeit lang fast täglich mit der Debatte konfrontiert worden sein.

Ein Wandel der Art und Weise, wie Menschen arbeiten, bedeutet auch einen Wandel der Art und Weise, wie Arbeitnehmer*innen (berufliche) Geräte nutzen. Anstelle von stationärem Telefon und Desktop rücken Laptops, aber vermehrt auch Tablets und Smartphones nach – die sind kompakter, daher leicht unterwegs zu nutzen, haben ihre eigene Internetverbindung und sind deutlich intuitiver in der Nutzung. So verwundert es nicht, dass die Nutzung von Mobilgeräten mit Internetzugang unter festangestellten Mitarbeiter*innen zwischen 2016 und 2022 von 44% auf 60% anstieg. (Wenn überhaupt sollte es eher verwundern, dass der Anteil immer noch so klein ist.) In einer anderen Studie gaben 58% der Befragten an, dass sie bei ihrer Arbeit zu Hause private Geräte ganz oder zumindest teilweise beruflich (also als Arbeitsmittel) nutzen.

Die Entwicklung geht also insgesamt klar in Richtung Nutzung mobiler Geräte. Zugleich statten aber noch nicht alle Unternehmen ihre Arbeitnehmer*innen mit Firmengeräten aus. Das kann zum einen mitunter unübersichtlich werden. Viel schwerer wiegt aber, dass es ein Sicherheitsrisiko für Firmen- und Kundendaten darstellt.

 

Private Geräte als Sicherheitslücke

 

Bei IOTIQ ist Datenschutz immer Thema – sowohl privater als auch geschäftlicher Daten. Trotzdem wissen wir natürlich auch, dass der Schutz von Daten für Privatpersonen dem eigenen Ermessen unterliegt. Manche nehmen Datenschutz sehr ernst, andere sehen die Sache nicht ganz so eng.

Wenn es aber um Geschäftsdaten geht, kann dieser laxe Umgang gefährlich werden. Besonders dann, wenn ein und dasselbe Gerät von Mitarbeitenden beruflich und privat genutzt wird. Dann besteht die Gefahr einer Vermischung von Daten aus beiden Lebensbereichen. Zum Beispiel können privat genutzte Apps dann möglicherweise Geschäftskontakte auslesen, indem beispielsweise die Kontaktliste mit dem Kalender synchronisiert wird - so landen schnell auch wichtige, interne Termine im privaten Kalender. Manche Apps verlangen von Nutzer*innen umfassende Berechtigungen, deren Erteilung dazu führen kann, dass auch Geschäftsdaten in die Hände unberechtigter Dritter gelangen.

 

Mobilgeräte im Unternehmen machen nur Schwierigkeiten?

 

Datenschutzbedenken stellen die offensichtlichste und vermutlich schwerwiegendste Problematik im Bereich Mobilgeräte dar. Darüber hinaus kann es aber auch noch an zahlreichen anderen Stellen hapern. Etwa, wenn in einem Unternehmen der Überblick über Mobilfunkverträge, die für Mitarbeitergeräte abgeschlossen worden, oder auch die Zahl der Geräte selbst, verloren geht. Verschiedene Betriebssysteme, -versionen, Marken und Modelle erschweren es Administrator*innen, alle Geräte auf dem neuesten (und sichersten) Stand zu halten.

Admins sind ohnehin oft Leidtragende der Mobilgerät-Situation in einem Unternehmen. Alle Geräte manuell zu verwalten, nimmt viel Zeit in Anspruch. Zusätzlich steckt die Digitalkompetenz mancher Mitarbeitenden vielleicht noch in den Kinderschuhen und sie brauchen besondere Hilfe, um ihre Geräte zu bedienen. In diesem Zusammenhang stehen Administrator*innen auch immer zwischen der Herausforderung, Datenschutz zu gewährleisten, die Nutzerfreundlichkeit aber so wenig wie möglich zu beeinträchtigen. Um zu verhindern, dass Mitarbeitende Zugriff auf Daten erhalten, für die sie keine Berechtigung haben, ist laufendes Access Management vonnöten. Das wiederum setzt voraus, dass die Zuteilung von Rollen korrekt erfolgt und bei Bedarf geupdatet wird. Dementsprechend müssen auch das On- und Off-Boarding sorgfältig durchgeführt werden, damit neue Mitarbeitende ihre Geräte störungsfrei nutzen können, und Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, keinen Zugriff mehr auf interne Daten haben.

Mobilgeräte stellen Unternehmen (bzw. ihre IT-Admins) vor große Herausforderungen. Trotzdem kann man es sich in Zeiten von Digitalisierung und New Work nicht leisten, auf Mobilgeräte zu verzichten. Und ob sie nun dem Unternehmen gehören oder den Mitarbeiter*innen, in jedem Fall müssen sie für Datenschutzanforderungen fit gemacht werden.

 

Wie IOTIQ den Wandel der Arbeitswelt gestaltet

 

Mit unserem Mobile Device Management MobiVisor und unseren smarten Coworking-Lösungen sind wir ihr perfekter Partner im Wandel der Arbeitswelt.

So konnten wir auch der Diakonie Berlin & Schöneberg helfen, die Digitalisierung souverän zu bestreiten. Eine Herausforderung bestand hier darin, Patientendaten sicher zu verwalten und vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Verschiedene Maßnahmen, wie das Blockieren der Nutzung von sozialen Medien und WhatsApp, tragen dazu bei. Sind Apps auf die Blocklist gesetzt, können sie weder heruntergeladen noch anderweitig geöffnet werden. Das Unterbinden des Einloggens in fremde WLAN-Netze garantiert, dass nur sichere Internetverbindungen von den User*innen genutzt werden. Zusätzlich können die Geräte bei Verlust selbstverständlich gesperrt werden. Dadurch ermöglicht MobiVisor die DSGVO-konforme Nutzung der Geräte. Zusätzlich wurde der Austausch von Akten und anderen wichtigen Dokumenten vereinfacht. Der Kiosk-Modus sorgt dabei für eine vereinfachte Nutzeroberfläche, wodurch die Fehleranfälligkeit sinkt und eine bessere Orientierung im Arbeitstag ermöglicht wird.

 

Auch die VIA gGmbH konnten wir bei ihrem Gerätemanagement unterstützen. Der Schutz von Klienten- und Mitarbeiterdaten steht für das Unternehmen klar im Vordergrund. Problematisch stellte sich dabei aber dar, dass der Überblick über verwendete Betriebssysteme und ihre Versionen verloren gegangen war. Damit steigt das Risiko von Sicherheitslücken durch veraltete Betriebssysteme. Allgemein waren die Betreuung und der Support für diverse Standorte in verschiedenen Berliner Stadtteilen mühsam und zeitaufwendig. Über MobiVisor können Updates jetzt zentral erfolgen. Alle Geräte können aus der Ferne eingesehen, Apps und Einstellungen einfach bearbeitet werden. Zudem sorgt unser Secure Exchange für einen sicheren E-Mail-Verkehr.

 

Drews Marine kann dank MobiVisor ebenfalls alle Firmengeräte zentral einsehen und verwalten. Verschiedene Gerätetypen können einfach zentral verzeichnet und verwaltet, Apps bereitgestellt und die jeweilige Nutzung gesteuert werden. Außerdem werden die Geräte zur Dokumentation von Arbeitsabläufen genutzt. Insgesamt benötigt das Rollout der Geräte nur wenige Schritte, was Zeit und Arbeitsaufwand spart.

 

New Work mit IOTIQs Coworking-Lösungen

 

Coworking Spaces sind eine der zentralen Ausformungen der New Work. Freiberufler*innen oder Mitarbeitende von Start-ups können hier flexibel nebeneinander arbeiten. Neben langfristig angemieteten Arbeitsplätzen oder auch Büroräumen können auch Lizenzen tage- oder monatsweise erworben werden. Damit eignen sie sich für junge Unternehmen, Selbstständige, denen zu Hause die Decke auf den Kopf fällt und Durchreisenden, die unterwegs einen Ort zum Arbeiten brauchen – oder einfach allen, die Lust auf die gemeinschaftliche und lockere Arbeitsumgebung haben.

Wo viele Leute aus verschiedenen Branchen mit verschiedenen Arbeitsweisen zusammenkommen, braucht es dann aber eine gute Organisation. Wie wird beispielsweise nachverfolgt, wer welche Getränke aus dem Community-Kühlschrank oder der Kaffeeküche entnommen hat? Wie erfolgt die Organisation rund um und die Vergabe von Timeslots für die Meetingräume? Unsere Coworking-Lösungen MobiFresh und die Raumbuchungssoftware bieten hierfür zeitgemäße und smarte Lösungen.

In unserem Coworking Space, dem Basislager Leipzig, wird beides mit Erfolg genutzt. MobiFresh ermöglicht die automatisierte Abrechnung von Snacks und Getränken. Mit Hilfe von Tablets werden alle Getränke eines Unternehmens (oder auch einer Einzelperson oder eines temporären Gastaccounts) zusammenaddiert, was die monatliche Endabrechnung maßgeblich vereinfacht. Zuvor wurde der Prozess aufwendig mit Papier und Stift durchgeführt und Strichlisten am Ende des Monats ausgewertet. Mit diesem Prozedere gehen enormer Administrationsaufwand und ein nicht unerhebliches Fehlerpotenzial einher. Das gehört jetzt der Vergangenheit an. (Hier können Sie mehr über den Einsatz von MobiFresh lesen.)

Auch unser Raumbuchungs-Tool macht die Arbeit in Coworking Spaces ungleich komfortabler. Viele Coworking-Spaces bieten neben offenen Arbeitsbereichen auch private Meetingräume, die von Coworkenden für Besprechungen genutzt werden können. Dadurch kann vermieden werden, dass andere Coworkende gestört werden, oder dass Gesprächsinhalte Ohren erreichen, für die sie nicht gedacht sind. Durch das Tool kann die Belegung der Räume zentral geregelt werden. So werden Unsicherheiten über die Verfügbarkeit und Stress mit der Belegung vermieden. Die Verfügbarkeit der Räume wird durch Tablets im Single-App-Mode visualisiert. Buchungen für den gewünschten Zeitraum können dann über diese Tablets, aber auch das entsprechende Webportal vorgenommen werden.

Obendrein nutzen auch andere Spaces schon unsere Coworking-Lösungen. Hier können Sie ausführlicher darüber lesen, wie IOTIQ den Wandel der Arbeitswelt gestaltet und New Work auf das nächste Level bringt.

 

Was die Digitalisierung möglich macht

 

New Work ermöglicht mit all seinen Ausprägungen ortsunabhängigeres und flexibleres Arbeiten als je zuvor. Von der Digitalisierung angetrieben, kommen all die neuen Arbeitsformen mit einem spezifischen Set an unschlagbaren Vorteilen, aber auch Herausforderungen. Homeoffice-Möglichkeit und auch Work-Life-Blending machen den Weg frei für eine bessere Vereinbarkeit von Privatleben und Arbeit. Muss man nicht jeden Tag im Büro erscheinen, kann die Wegezeit schon mal eingespart werden. Je nachdem, wie weit man täglich anreisen muss, kann so einiges an Zeit zurückgewonnen werden. Dadurch werden auch gut bezahlte Jobs besser zugänglich.  Coworking-Spaces und Arbeit von Zuhause sind beide Auswüchse der New Work, aber sie haben ganz andere spezifische Eigenschaften. Das Homeoffice ist (sofern nicht parallel die Kinderbetreuung bewältigt werden muss) ein ablenkungsärmerer Ort. Zumeist ist es ruhiger als im Büro, die Konzentration wird nicht durch Telefonate oder Gespräche zwischen Kolleg*innen in Mitleidenschaft gezogen. Und nach Ende des Arbeitstages ist der Weg in den Feierabend (zumindest theoretisch) nicht weit.

Für andere kann gerade eine solche Arbeitsumgebung sehr belastend sein. Sie bevorzugen eher den persönlichen Kontakt mit dem Team, oder auch mal Fremden im Coworking-Space. Den persönlichen Kontakt, und auch die damit einhergehende Geräuschkulisse, ist für sie anregend und sorgt für ein stärkeres Gefühl, im Team eingebunden zu sein und sichtbar einen Beitrag zu leisten. Die Trennung zwischen Arbeits- und Wohnbereich benötigen manche Menschen auch, um sich auf Arbeit konzentrieren und nach Feierabend abschalten zu können. Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass viele Menschen Homeoffice gerne für einige Tage pro Woche beibehalten würden. Bei weitem nicht alle möchten aber ihre komplette Arbeitszeit am heimischen Schreibtisch verbringen. Am Ende fehlt es doch vielen an sozialen Kontakten und persönlichen Besprechungen.

 

New Work mag auf den ersten Blick extrem erscheinen. Teams ohne feste Mitarbeiter*innen (fluide Teams), Arbeiten aus dem Urlaub oder mit völlig Fremden, Firmenexternen im Coworking-Space. Der riesige Vorteil von New Work ist, dass all ihre Möglichkeiten ein Spektrum sind, wie auch die Präferenzen der Menschen. So ermöglicht der momentan stattfindende Wandel der Arbeitswelt auch, drei Tage die Woche im Büro zu sein, und die restlichen zwei für konzentrierteres Arbeiten im Homeoffice zu verbringen. Oder andersherum. Oder früher zu gehen, um den Zug in den Urlaubsort zu erwischen, dafür aber von unterwegs noch weiterzuarbeiten. Wer den Schritt zum Work-Life-Blending geht, kann noch flexibler sein – muss dafür aber in Kauf nehmen, dass Arbeit mehr Raum im Leben einnimmt, und die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zerfließen.

Am Ende sind Homeoffice und alle anderen New Work Konzepte oftmals Geschmackssache. Wie nützlich und individuell wünschenswert man sie findet, hängt vor allem von individuellen Präferenzen ab. Manche sparen sich lieber die Zeit für den Arbeitsweg, andere brauchen ihn, um mentalen Abstand zum Tagewerk zu gewinnen.

 

Fazit

 

Digitalisierung bringt zahlreiche, oftmals nicht vollständig absehbare Veränderungen. Das zeigt sich auch zunehmen in der Arbeitswelt. So entwickelt das überaus ambivalente, etwas vage anmutende und dennoch chancenschwangere Konzept von New Work. Die „neue Arbeit“ verspricht Ortsunabhängigkeit, bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, mehr Selbstverwirklichung im Job, die Abkehr von starren Hierarchien und mehr Mitspracherecht. Das bringt Lösungen für wichtige Probleme unserer heutigen Arbeitswelt. Zugleich birgt es neue Risiken, für Arbeitnehmende und für Unternehmen.

Der Wandel der Arbeitswelt kann Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben und ihre Vorteile für Mitarbeitende zugänglich machen. Zugleich sind solche Schritte auch auf ein digitales Mindset der Menschen und entsprechende Digitalkompetenzen, sowie nicht zuletzt, sondern ganz grundlegend und zuallererst, auf ein digital fittes Deutschland angewiesen.