Interview: Basislager Getränkeabrechnung mit Inga

 

Das Basislager ist nicht nur Leipzigs bekanntestes Coworking Space, sondern auch Heimat unseres Unternehmens seit unserer Gründung 2017. Hier treffen sich täglich unsere Kolleg*innen, essen Mittag und arbeiten gemeinsam. Seit einigen Jahren nehmen wir aber nicht nur die Räumlichkeiten des Spaces in Anspruch, sondern auch umgekehrt das Basislager unsere Dienstleistungen.

Den Anspruch an eine digitale und effiziente Arbeitsumgebung, sowohl für Coworkende als auch die Mitarbeiter*innen des Basislagers, erfüllen wir seit nun schon Jahren mit unseren Services. Wie es dazu kam und welche Erleichterungen wir dem Basislager damit bieten konnten, lesen Sie in unserem Interview. Mehr über das Projekt lesen Sie hier.

Es geht konkret um unsere automatisierte Getränkeabrechnung, die im Basislager eingesetzt wird. Innerhalb von einer einzigen Anwendung werden Getränke sicher und fehlerfrei zusammengerechnet, User*innen wählen ihre Getränke auf einem Tablet aus. Dieses Feature haben wir nicht nur in Leipzig, sondern auch im Basislager Rostock oder beim FLEET7 Coworking-Space in Kiel implementiert.

Inga ist Office und Community Managerin im Basislager und hat mir unserer Kollegin Saskia gesprochen, die für Customer Care verantwortlich ist. Viel Spaß beim Lesen!

 

Das Interview mit Inga (Community Managerin, Basislager Leipzig)

 

Saskia, IOTIQ: Hallo Inga! Ihr benutzt im Basislager Coworking Space in Leipzig unsere Getränke-App. Wie kam es zur Zusammenarbeit mit IOTIQ?

Inga, Basislager: Die App ist tatsächlich direkt für uns entwickelt worden. Als ich als Community Managerin ins Basislager kam, hatten wir noch Strichlisten hängen, wo man den Namen eintragen konnte.

Die waren zum Beispiel nach Kaffee oder Softdrink kategorisiert und es musste jede*r für die jeweiligen Getränke Striche in kleine Kästchen machen.

Ich musste dann am Monatsende diese Striche zählen, die Doktorschrift der Namen entziffern und das alles zusammenrechnen. Jeder einzelne bekam dann eine E-Mail zu dem Betrag der fällig ist. Die Listen musste man natürlich jeden Monat auswechseln - auch weil häufig neue Leute dazukommen, denn wir haben im Coworking Space eine hohe Fluktuation. Die Namen konnte man auch teilweise nicht lesen, oder jemand schrieb nur seinen Vornamen hin – wir haben aber 50 Svens (lacht), da weiß man dann natürlich nicht welcher Sven gemeint ist.

Jeden Monat musste man die Liste neu machen und ausdrucken, was einfach fürchterlich aufwendig war. Da haben wir gesagt, wir brauchen eine Alternative und sind dann auf IOTIQ gestoßen, die dann in Zusammenarbeit mit uns diese Getränke-App entwickelt haben.

 

Saskia: Um noch einmal auf diesen Aufwand zu sprechen zu kommen: Ich stelle mir die Strichlisten auch unheimlich fehleranfällig vor, richtig?

Inga: Genau – das ist es hundertprozentig. Wie gesagt, ich habe die Listen am Monatsende abgenommen, alles zusammengerechnet und die neue Liste hingehangen. Ich habe aber die alten Listen immer noch mit abgeheftet für den Fall, dass es dann doch mal eine Reklamation gibt.

Wenn man sich mal überlegt – wir haben hier im Haus fünf Etagen. Ich habe das für jede Etage gemacht und manche Leute sind auch zwischen den Etagen unterwegs, sodass ich sie dann auf mehreren Listen mehrmals gefunden habe, da habe ich mich geärgert. (lacht) Das war einfach nicht mehr machbar.

 

Saskia: Das kann ich mir vorstellen. Vor allem auch den ganzen Papierkram, den man dann ja aufheben MUSS. Der fällt jetzt im Grunde dann weg.

Inga: Genau – null Papierkram mehr. Und für die Nutzer, also unsere Kunden, ist es natürlich auch übersichtlicher und toll, denn sind wir sind ja ein innovativer, digitaler Space und da mit einer Papierliste zu arbeiten ist schon ein bisschen albern.

Jetzt haben wir die schicken Tablets neben dem Kühlschrank hängen, die total selbsterklärend sind: die Leute können sich dort ihr Profil einrichten, das sind nur drei Felder, die ausgefüllt werden müssen. Von jedem Standort im Haus findet man sein Profil und kann sein Getränk eingeben. Für uns im Backend ist es natürlich auch super einfach, da alles digital angezeigt wird. Ich kann genau sagen: Das schuldet ihr uns oder die Nutzer können zu mir kommen und sagen: „Inga, ich hab gesehen, ich habe etwas offen bei dir, ich lass‘ dir mal einen Zwanziger da.“ Wir tragen das ein und es ist super nice.

 

Saskia: Also würdest du sagen, dass die App auch für die Nutzer*innen eine Erleichterung darstellt?

Inga: Auf jeden Fall! Ich sehe den Mehrwert der App zum einen auf der Seite für unsere Kund*innen, weil diese Transparenz ermöglicht in der Abrechnung und Flexibilität, da wir die App in all unseren Standorten einsetzen. Auf der anderen Seite profitieren wir, da wir Arbeitszeit einsparen und Fehler bei der Abrechnung vermeiden. Zudem erhalten wir über das Dashboard einen guten Überblick über unsere Einnahmen und das freut unser Controlling.

 

Saskia: Was gefällt dir persönlich am besten an der Getränke App?

Inga: Was ich als Admin cool finde, ist, dass wir dieses Dashboard haben, wo ich sehen kann, was verbraucht worden ist und was wir jeden Monat an Getränkeeinnahmen hatten. Und aus User*innensicht finde ich charmant, dass es wirklich flexibel ist. Man kann als User*in an unseren Standorten unterwegs sein oder auf verschiedenen Etagen und überall findet man das Profil und kann das Getränk eintragen. Das ist einfach bequem.

Unser Basislager in Rostock hat ja auch eure Getränke-App und nutzen das auch so wie wir standortübergreifend; also für Coworking Spaces an mehreren Standorten ist das ideal.

 

Saskia: Der Prozess diese Getränke-App zu erarbeiten verlief in sehr enger Zusammenarbeit mit IOTIQ. Wie würdest du aus deiner Sicht die Zusammenarbeit beschreiben? Wie ist dein Eindruck von uns als Partner?

Inga: Also, was ich auf jeden Fall sagen kann: seitdem wir diese App haben, dass immer wenn es mal Probleme gab, oder wir eine Anmerkung hatten und wir uns bei euch gemeldet haben – wobei Probleme gab es nicht oft - dann ist das super schnell gelöst worden. Das war für mich super wichtig und hilfreich.

Was ich auch toll fand: Ich hatte mal eine kleine Anfrage bezüglich eines Features, was mir noch helfen würde und habe einen Mitarbeiter von euch angeschrieben. Er hat sich direkt gemeldet, hat nachgefragt und konkretisiert was da machbar wäre. Er ist auch nochmal auf ein Feature eingegangen was wir vor längerer Zeit besprochen hatten und hat überlegt, wie wir das angehen können. Ich finde generell die ganze Zusammenarbeit sehr professionell, besonders, dass auch bedacht wird, was wir brauchen. Im Gegensatz zum Beispiel zu anderen, wo man sich schlecht fühlt, weil man eine Anfrage abgegeben hat. Ich empfinde die Zusammenarbeit in jedem Fall als wirklich sehr angenehm und sehr produktiv.

Saskia: Danke für das sehr schöne Lob! Und danke für das nette Interview.

 

Wenn Sie sich für eine digitale Lösung für Ihr Coworking Space interessieren, kontaktieren Sie uns jederzeit! Und wenn Sie kein Coworking Space leiten, finden wir selbstverständlich eine digitale Lösung für Ihre Bedürfnisse.