Was nützt Ihnen eine eigene Software im Unternehmen?

Dass Unternehmen auf individuell für sie angepasste Software-Lösungen zurückgreifen müssen oder wollen, kann auf eine Vielzahl von Gründen zurückgeführt werden. Natürlich können einerseits Funktionen benötigt werden, die reguläre Softwareanbieter:innen nicht bereitstellen, oder Funktionen müssen so stark verschlankt werden, dass die Software nur auf das Nötigste begrenzt wird. Außerdem können Datenschutz- oder Ressourcenargumente in diese Entscheidung einfließen. Welche Vorteile hier genau eine Motivation sein können und was bei der Einführung einer unternehmenseigenen Software im Betrieb beachtet werden muss,  besprechen wir in diesem Artikel.

 

Die Vorteile einer Customized Software

 

Eine Studie des Digitalverbands Bitkom ergab bereits 2017, dass jedes dritte Unternehmen in Deutschland eine eigene Software nutzt. Dr. Bernhard Rohleder, Bitkom-Hauptgeschäftsführer, kommentierte dieses Studienergebnis folgendermaßen: “Ob es um interaktive Funktionen von Websites, die Eröffnung eines Online-Shops oder moderne Datenanalysen in der Produktion geht: Überall braucht man Software.” Und die lässt sich nun einmal am besten auf alle individuellen Anforderungen anpassen, wenn man sie selbst entwickelt oder entwickeln lässt. Auch Microsoft CEO Satya Nadella sagte jüngst bei einer Entwickler:innenkonferenz: “Zukünftig muss jedes Unternehmen eigene Software entwickeln.”

 

 Auftragsprogrammierung stellt Ihre Bedürfnisse an erste Stelle

Wer ganz konkrete Vorstellungen hat, welche Anforderungen das Unternehmen an eine Software hat, oder eben weiß, dass vorgefertigte Lösungen, die bereits auf dem Markt existieren, nicht ausreichen, ist bei einer Auftragsprogrammierung an der richtigen Stelle. Sie werden von Anfang an in den Prozess eingeweiht: Welche Funktionen muss die Software haben? Welche Design-Vorstellungen haben Sie? Sie kennen Ihre Mitarbeitenden und Unternehmensabläufe ganz genau  und können somit am besten einschätzen, was die Software können sollte. Währenddessen werden Sie von Expert:innen dabei unterstützt, herauszufinden welche Lösungen machbar und sinnvoll sind. Außerdem können die Expert:innen zahlreiche hilfreiche Anstöße und Ideen einbringen.

 

Genau diese Expert:innen werden Ihnen auch bei allen Updates und Fragen zur Seite stehen, während Sie die Software implementieren. Gemeinsam geht man alle Schritte, um die Software erfolgreich in das Unternehmen einzuführen.

 

Sie selbst steigen dabei inhaltlich und konzeptionell tief ein, bringen sich aktiv in die Entwicklung ein und prüfen fertiggestellte Meilensteine. Wichtig ist vor allem, dass Sie einen Partner finden, mit Sie über viele Jahre zusammenarbeiten wollen. Denn eine customized Software sollte stets mit den Entwicklungen Ihres Unternehmens Schritt halten und an neue Gegebenheiten angepasst werden, damit die Vorteile einer eigenen Unternehmenssoftware erhalten bleiben.
Sie können zum Beispiel klein anfangen und später die Software ausbauen. Umgekehrt kann die Software auch an Ihre bestehenden Strukturen anknüpfen und diesen angepasst werden.

 

Ressourcenschonung durch Business Intelligence

Ist eine digitale Softwarelösung bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse angepasst, können Prozesse verschlankt und somit verschnellert werden. Indem unnötige Funktionen, die Sie nicht brauchen, ausgeklammert werden, können sich Ihre Mitarbeitenden nur auf das Wesentliche konzentrieren. So können Arbeitsprozesse optimal durchgeführt werden.

 

Zudem kommt noch ein wichtiger Begriff ins Spiel: Business Intelligence. Mithilfe einer speziellen Software, die sogar in gewisser Weise “mitdenkt”, können Prozesse automatisiert werden, die ansonsten viele zeitliche und personelle Ressourcen verschlingen würden. Dazu zählen zum Beispiel die Auswertung großer Datenmengen und deren Aufarbeitung z.B. für Geschäftsberichte.
Auf diesen Punkt kommen wir jedoch bei den Nutzungsszenarien nochmal zu sprechen.

 

Datenschutz durch customized Software

Im Alltag nutzen Mitarbeitende oft einfach und intuitiv zu benutzende Kommunikationsmittel. Können die bereits vorliegenden IT-Lösungen im Unternehmen das nicht bieten, suchen sich die Kolleg:innen oft von alleine Kommunikationswege, die ihren Erwartungen entsprechen. Dies kann für die Datensicherheit fatal sein.

 

Diese sogenannte Schatten-IT, nicht autorisierte IT-Lösungen im Unternehmen, die unbemerkt von der IT-Abteilung von den Mitarbeitenden genutzt werden, können große rechtliche und organisatorische Schäden mit sich ziehen - so zum Beispiel Google Drive oder Dropbox. Der Einsatz von vertrauenswürdiger Software ist vor allem bei sensiblen Kund:innendaten oder vertraulichen Unternehmensdokumenten von Nöten, wo Daten verschlüsselt und Schlüssel sicher abgelegt werden. Unternehmen müssen ihren Mitarbeiter:innen zwar die Nutzung von Schatten-IT untersagen – gleichzeitig sollten Geschäftsführung und IT-Verantwortliche jedoch Alternativen anbieten. Natürlich ist dies auf der anderen Seite  einfacher gesagt als getan. Wer soll schließlich nachvollziehen, ob nicht ein Mitarbeitender aus Bequemlichkeit doch eher die private E-Mail Adresse nutzt? Gerade bei mobilen Geräten können Sie hier, z.B. mit einem Mobile Device Management System zwar Abhilfe schaffen, aber wird die Ursache, nämlich die unbequeme Nutzung der Unternehmensanwendungen, nicht angegangen, leidet langfristig die Mitarbeiterinnenzufriedenheit.

 

Eine eigene Unternehmenssoftware garantiert hier alle Möglichkeiten, DSGVO- und andere Datenschutzrichtlinien zu beachten und dabei im Rahmen aller Compliance-Standards zu bleiben. Dabei sollten  Sie natürlich auch  Wünsche berücksichtigen, die Ihre Mitarbeitenden an die  Funktionen äußern und , die Sie bei bisherigen Lösungen vermisst haben. Dies sichert Ihnen im Nachgang auch eine höhere Akzeptanz der Software - ein nicht zu unterschätzender Faktor!

 

Szenarien: Die Nutzung einer Unternehmenssoftware

 

Um zu verbildlichen, welche Vorteile die individuelle Softwareentwicklung mit sich bringen kann, möchten wir Ihnen zwei Szenarien und Use Cases vorstellen:

 

Projektbezogene, unternehmensübergreifende Web-App

Ihre Unternehmenssoftware kann einerseits in Form einer Web-Applikation programmiert werden: So wie bei unserem unternehmenseigenen Projekt FutureTEX, zum Beispiel.

 

Hier wurde eine Software entwickelt, die kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützt, sich in eine Produktionskette für Textilien einzureihen. Innerhalb eines Unternehmensnetzwerks können sich verschiedene Unternehmen in eine gemeinsame Software einloggen, und jeweils individuelle Informationen zu ihrem Teil der Prozesskette eintragen.

 

Auf diese Art und Weise werden unnötige Zwischenschritte vermieden, denn alle arbeiten über dieselbe Oberfläche. Zudem erlaubt ein simples Design eine intuitive Bedienung, auch für technisch weniger versierte Kolleg:innen. Dabei bleiben alle Daten sicher abgespeichert.

 

Unternehmenseigene Web- und mobile App

Bei sensiblen Kund:innendaten, zum Beispiel in medizinischen Einrichtungen, ist Datenschutz die oberste Priorität. Auch hier kann sich auch eine individuelle Programmierung lohnen. In der Diakonie Berlin zum Beispiel stellten wir ebenfalls eine Software in Form eines Managementsystems zur Verfügung, die Patient:innendaten erfasst und mobile Geräte verwaltet.

 

In anderen Unternehmen, wie solchen in der Gebäudereinigung oder Deponien, braucht es beispielsweise einerseits eine Zeiterfassungssoftware für Mitarbeitende, sowie zusätzlich die Möglichkeit für das sogenannte Asset Management. Das heißt, dass bestimmte Items oder Werte innerhalb der App eingetragen, erfasst und inventarisiert werden können, während gleichzeitig spielt das oben erwähnte Thema Business Intelligence mitspielt.

 

Prozesse werden abgebildet und digitalisiert, außerdem denkt die App selbst mit. So bestellt die App zum Beispiel automatisch Waren nach, wenn diese im Inventar als besonders niedrig erfasst werden. Wenn CO2- oder Luftfeuchtigkeitswerte als durch die App getrackt und nach Voreinstellungen als besonders alarmierend kategorisiert werden, kann eine zweite Software oder Instanz benachrichtigt werden (ja, mehrere, bereits vorhandene Softwares können miteinander verbunden werden!). So reiht sich die App optimal in die unternehmenseigene Prozesskette mit ein und unterstützt sie dazu.

 

Was beachten bei der Implementierung einer neuen Software?

 

Wie bereits erwähnt ist es im Großen und Ganzen sehr wichtig, alle Personen, die die Software nutzen werden, von Anfang an in den Entwicklungsprozess einzubinden. Nur so kann ein optimales Ergebnis entstehen. Während des Entwicklungsprozesses ist es außerdem von Nöten, jegliche Datenschutzrichtlinien stets zu beachten.

 

Anschließend müssen Ihre Mitarbeiter:innen geschult werden. Nehmen Sie sich die Zeit dafür, um ein reibungsloses Onboarding zu garantieren.

In Kürze werden Sie auf unserem Blog auch eine Anleitung finden, wie Sie Ihre Unternehmenseigene Software im Unternehmen verankern. Besuchen Sie uns also bald wieder!

Also: Was nützt Ihnen nun eine eigene Unternehmenssoftware? Mit einer Auftragsprogrammierung entscheiden Sie auf jedem Schritt des Weges und lassen Ihre Unternehmensprozesse optimal abbilden. Customized Software kann dabei nicht nur ganz eigene Aufgaben erfüllen, sondern auch an die bestehende IT-Infrastruktur angebunden werden, um diese zu unterstützen. Wünsche und Bedürfnisse können eingegliedert werden und wichtige Funktionen für Ihre Arbeit in einer Software verbunden werden, um sich optimal ins Unternehmen zu integrieren.

Noch weiter am Thema interessiert? Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre Fragen stellen und beraten Sie gern! Schreiben Sie uns gern an [email protected] oder rufen Sie uns unter der 0176 34110095 an.

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