Dass Unternehmen auf individuell für sie angepasste Software-Lösungen zurückgreifen müssen oder wollen, kann auf eine Vielzahl von Gründen zurückgeführt werden. Natürlich können einerseits Funktionen benötigt werden, die reguläre Softwareanbieter:innen nicht bereitstellen, oder Funktionen müssen so stark verschlankt werden, dass die Software nur auf das Nötigste begrenzt wird. Außerdem können Datenschutz- oder Ressourcenargumente in diese Entscheidung einfließen. Welche Vorteile hier genau eine Motivation sein können und was bei der Einführung einer unternehmenseigenen Software im Betrieb beachtet werden muss, besprechen wir in diesem Artikel.
Die Vorteile einer Customized Software
Eine Studie des Digitalverbands Bitkom ergab bereits 2017, dass jedes dritte Unternehmen in Deutschland eine eigene Software nutzt. Dr. Bernhard Rohleder, Bitkom-Hauptgeschäftsführer, kommentierte dieses Studienergebnis folgendermaßen: “Ob es um interaktive Funktionen von Websites, die Eröffnung eines Online-Shops oder moderne Datenanalysen in der Produktion geht: Überall braucht man Software.” Und die lässt sich nun einmal am besten auf alle individuellen Anforderungen anpassen, wenn man sie selbst entwickelt oder entwickeln lässt. Auch Microsoft CEO Satya Nadella sagte jüngst bei einer Entwickler:innenkonferenz: “Zukünftig muss jedes Unternehmen eigene Software entwickeln.”
Auftragsprogrammierung stellt Ihre Bedürfnisse an erste Stelle
Wer ganz konkrete Vorstellungen hat, welche Anforderungen das Unternehmen an eine Software hat, oder eben weiß, dass vorgefertigte Lösungen, die bereits auf dem Markt existieren, nicht ausreichen, ist bei einer Auftragsprogrammierung an der richtigen Stelle. Sie werden von Anfang an in den Prozess eingeweiht: Welche Funktionen muss die Software haben? Welche Design-Vorstellungen haben Sie? Sie kennen Ihre Mitarbeitenden und Unternehmensabläufe ganz genau und können somit am besten einschätzen, was die Software können sollte. Währenddessen werden Sie von Expert:innen dabei unterstützt, herauszufinden welche Lösungen machbar und sinnvoll sind. Außerdem können die Expert:innen zahlreiche hilfreiche Anstöße und Ideen einbringen.
Genau diese Expert:innen werden Ihnen auch bei allen Updates und Fragen zur Seite stehen, während Sie die Software implementieren. Gemeinsam geht man alle Schritte, um die Software erfolgreich in das Unternehmen einzuführen.
Sie selbst steigen dabei inhaltlich und konzeptionell tief ein, bringen sich aktiv in die Entwicklung ein und prüfen fertiggestellte Meilensteine. Wichtig ist vor allem, dass Sie einen Partner finden, mit Sie über viele Jahre zusammenarbeiten wollen. Denn eine customized Software sollte stets mit den Entwicklungen Ihres Unternehmens Schritt halten und an neue Gegebenheiten angepasst werden, damit die Vorteile einer eigenen Unternehmenssoftware erhalten bleiben.
Sie können zum Beispiel klein anfangen und später die Software ausbauen. Umgekehrt kann die Software auch an Ihre bestehenden Strukturen anknüpfen und diesen angepasst werden.
Ressourcenschonung durch Business Intelligence
Ist eine digitale Softwarelösung bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse angepasst, können Prozesse verschlankt und somit verschnellert werden. Indem unnötige Funktionen, die Sie nicht brauchen, ausgeklammert werden, können sich Ihre Mitarbeitenden nur auf das Wesentliche konzentrieren. So können Arbeitsprozesse optimal durchgeführt werden.
Zudem kommt noch ein wichtiger Begriff ins Spiel: Business Intelligence. Mithilfe einer speziellen Software, die sogar in gewisser Weise “mitdenkt”, können Prozesse automatisiert werden, die ansonsten viele zeitliche und personelle Ressourcen verschlingen würden. Dazu zählen zum Beispiel die Auswertung großer Datenmengen und deren Aufarbeitung z.B. für Geschäftsberichte.
Auf diesen Punkt kommen wir jedoch bei den Nutzungsszenarien nochmal zu sprechen.
Datenschutz durch customized Software
Im Alltag nutzen Mitarbeitende oft einfach und intuitiv zu benutzende Kommunikationsmittel. Können die bereits vorliegenden IT-Lösungen im Unternehmen das nicht bieten, suchen sich die Kolleg:innen oft von alleine Kommunikationswege, die ihren Erwartungen entsprechen. Dies kann für die Datensicherheit fatal sein.
Diese sogenannte Schatten-IT, nicht autorisierte IT-Lösungen im Unternehmen, die unbemerkt von der IT-Abteilung von den Mitarbeitenden genutzt werden, können große rechtliche und organisatorische Schäden mit sich ziehen - so zum Beispiel Google Drive oder Dropbox. Der Einsatz von vertrauenswürdiger Software ist vor allem bei sensiblen Kund:innendaten oder vertraulichen Unternehmensdokumenten von Nöten, wo Daten verschlüsselt und Schlüssel sicher abgelegt werden. Unternehmen müssen ihren Mitarbeiter:innen zwar die Nutzung von Schatten-IT untersagen – gleichzeitig sollten Geschäftsführung und IT-Verantwortliche jedoch Alternativen anbieten. Natürlich ist dies auf der anderen Seite einfacher gesagt als getan. Wer soll schließlich nachvollziehen, ob nicht ein Mitarbeitender aus Bequemlichkeit doch eher die private E-Mail Adresse nutzt? Gerade bei mobilen Geräten können Sie hier, z.B. mit einem Mobile Device Management System zwar Abhilfe schaffen, aber wird die Ursache, nämlich die unbequeme Nutzung der Unternehmensanwendungen, nicht angegangen, leidet langfristig die Mitarbeiterinnenzufriedenheit.
Eine eigene Unternehmenssoftware garantiert hier alle Möglichkeiten, DSGVO- und andere Datenschutzrichtlinien zu beachten und dabei im Rahmen aller Compliance-Standards zu bleiben. Dabei sollten Sie natürlich auch Wünsche berücksichtigen, die Ihre Mitarbeitenden an die Funktionen äußern und , die Sie bei bisherigen Lösungen vermisst haben. Dies sichert Ihnen im Nachgang auch eine höhere Akzeptanz der Software - ein nicht zu unterschätzender Faktor!