Werden alte Geräte in Unternehmen ausgemustert, gibt es einige Fragen zu beachten: Wie wird sichergestellt, dass alle Daten von den Geräten entfernt wurden? Sollen die Geräte recycled oder refurbished werden? Sind die Mitarbeitenden am Kauf interessiert? Wie wird der Prozess festgehalten und wer ist dafür verantwortlich?
Im sogenannten Mobile Device Lifecycle Management können ebendiese Fragen beantwortet werden. Somit kann zu einer sicheren Verwaltungsstruktur und einer nachhaltigen Lösung für Unternehmensgeräte beigetragen werden.
Was ist der Mobile Device Lifecycle?
Unter dem Mobile Device Lifecycle (MDL) versteht man gemeinhin den Lebenszyklus, welcher ein mobiles Gerät in einem Unternehmen durchläuft. Dabei werden von der Anschaffung, Einrichtung, Nutzung, Verwaltung und schließlich dem Abbau alle Stationen erfasst. Außerdem wird mithilfe genauer Richtlinien festgehalten, wie fortzufahren ist.
Oftmals haben Unternehmen zumindest für die Anschaffung mobiler Geräte und welche*r Mitarbeitende welches Gerät bekommt, gewisse Vorgaben, aber schon bei der Einrichtung und Verwaltung der mobilen Geräte tun sich Lücken auf. Denn in vielen Fällen ist nicht klar, wer welche Apps nutzen soll, wie die Kontakte effizient verteilt werden, welche Einschränkungen oder Vorgaben gelten und so weiter. Hier kann ein MDM Abhilfe schaffen, um Schatten-IT zu verhindern.
Kommt es zum Thema Alt-Geräte, bleiben diese manchmal nach der Rückgabe durch den Mitarbeitenden buchstäblich einfach in einer Schublade liegen. Doch mit dem richtigen Konzept muss dies nicht das Schicksal alter Unternehmensgeräte sein.
Was können Sie mit alten Unternehmensgeräten tun?
Das Thema Nachhaltigkeit ist natürlich besonders präsent, wenn es darum geht, wie mit alten Unternehmensgeräten verfahren werden soll.
Alte, oder eher im Unternehmen nicht mehr nutzbare, mobile Geräte sollten zunächst kategorisiert werden:
1. Nicht mehr wiederverwendbar:
- Gerät erhält keine OS Updates mehr
- Gerät hat generelle Software oder Hardware-Schäden
(z.B. Kratzer auf dem Bildschirm, Akkulaufzeit vermindert)
2. Veraltet, aber noch verwendbar:
- Gerät wird noch mit OS Updates versorgt, das Modell ist jedoch schon etwas veraltet
- Hardware ist noch in gutem Zustand
3. Neuwertig, kann wiederverwendet werden:
- Gerät ist maximal 2 Jahre alt
- wird ausgetauscht für besseres Gerät oder Nutzer verlässt Unternehmen
Gerade wenn viele Geräte auf einmal ausgetauscht werden, bietet es sich eine Kategorisierung für jedes Gerät an. Daraus ergeben sich dann entsprechende Maßnahmen, um den Abbau von alten Unternehmensgeräten möglichst effizient zu gestalten.
Alte Unternehmensgeräte sicher abschaffen
Je nachdem, wie Sie die alten mobilen Geräte klassifizieren, können Sie sich für bestimmte Maßnahmen entscheiden. Selbst wenn das Gerät im Unternehmen verbleibt, sollten zunächst alle Accounts, Passwörter und lokal gespeicherte Daten vom Gerät entfernt werden. Hier zeigt sich ein Vorteil der Verwendung einer MDM Software: Da alle mobilen Geräte über eine Plattform verwaltet werden können, senden Sie einfach einen Löschbefehl an die betroffenen Geräte. Dazu müssen Sie nicht die PIN oder das Entsperrmuster kennen - denn ist der Mitarbeitende bereits nicht mehr im Unternehmen, kann dies schwierig werden.
Eine vollständige Datenlöschung verhindert auch bei Geräten, die zum Recycling gegeben, an Refurbished Anbieter verkauft oder gespendet werden, dass Unternehmensdaten in Umlauf gebracht werden. Im Anschluss können Sie mit den Geräten abhängig von deren Erhaltungszustand verfahren.
Recycling, Refurbished, Weitergeben – was ist die beste Lösung?
Nachdem Sie die Geräte sortiert und alle Daten gelöscht haben, müssen Sie entscheiden, was als nächstes damit geschehen soll. Geräte, die nicht mehr funktionieren, sollten recycelt werden. Wenn Geräte nur im Geschäftsbereich nicht mehr genutzt werden können, können sie an Refurbished-Anbieter verkauft werden. Diese Unternehmen reparieren die Geräte bei Bedarf, reinigen sie und verkaufen sie dann zu einem niedrigeren Preis weiter.
Natürlich freuen sich aber auch gemeinnützige Organisationen über Spenden. Gibt es in Ihrer Stadt also Initiativen, die gebrauchte Geräte an bedürftige Menschen verteilen, ist dies auch eine Möglichkeit für mehr Nachhaltigkeit zu sorgen. Bei Geräten, die per se nach Updates etc. wieder einwandfrei funktionieren, ist es natürlich am einfachsten, diese einfach im Unternehmen zu belassen:
Neue Mitarbeitende könnten diese ausgehändigt bekommen oder man behält sie als Ersatzgerät - falls eines der regulär genutzten mobilen Geräte kaputt geht.
Mit einem MDM können Sie es zudem besonders einfach machen: Alle Mitarbeitenden sind bereits als Nutzer*innen hinterlegt, mit allen Apps, die sie nutzen sollen usw. Dadurch können Sie bei einem Gerätewechsel für den Mitarbeitenden, diesen einfach auf dem Gerät registrieren. Bei MobiVisor MDM können Sie hierfür einfach einen QR-Code scannen.
Fazit
Es ist wichtig für Unternehmen, einen klaren Plan für den Umgang mit alten, nicht mehr benötigten mobilen Geräten im Rahmen ihrer Nachhaltigkeitsstrategie zu haben. Ein detaillierter Mobile Device Lifecycle kann dabei helfen. Dieser dokumentiert alle Schritte von der Anschaffung bis zur Entsorgung der Geräte im Unternehmen, einschließlich wichtiger Verfahren wie die Registrierung im MDM und die Datenlöschung. Der Lifecycle kann auch festlegen, welche Geräte recycelt oder wiederverwendet werden sollen, um sicherzustellen, dass keine wertvollen Ressourcen verschwendet werden. Ein klarer Plan verhindert zudem, dass der Überblick über die vorhandenen mobilen Geräte verloren geht. Ein durchdachter Plan für den Mobile Device Lifecycle hilft Unternehmen nicht nur dabei, ihre Ressourcen effizient zu nutzen, sondern trägt auch zum Umweltschutz bei und fördert eine nachhaltige Unternehmenskultur.