Arbeitszeitdokumentation: Nutzung der Software
Im Arbeitsalltag kommen mobile Geräte zum Einsatz, die zwar bereits Bestandteil des Unternehmens waren, jedoch noch nicht aktiv gemanaged wurden. Dank unserer Software für mobile Arbeitszeitdokumentation, MobiTime, konnten ohne Neuanschaffung die Geräte integriert, inventarisiert und gesichert werden, wodurch gleichzeitig alle Datenschutzrisiken beseitigt werden konnten. Nach Arbeitsende stellen die Mitarbeiter*innen das GPS aus, um die Telefone auch privat nutzen zu können. Hierbei kommen hauptsächlich Rugged Devices (Samsung xCover) zum Einsatz, die sich neben dem Facility-Management außerdem gut für die Healthcare- oder Logistik-Branche eignen.
Insgesamt werden über MobiTime durch die Oehlschlegel GmbH 2000 Objekte betreut, die in einer Kund*innendatenbank verwaltet werden. Da für jedes Objekt ein Radius bestimmt ist, kann der oder die Mitarbeiter*in den Job nur starten, wenn er oder sie sich im Radius des Objektes befindet – somit kann bei dem Arbeitsauftrag nicht betrogen werden.
Um Betrug ebenfalls auszuschließen, müssen Mitarbeiter*innen jeden Jobbericht digital unterschreiben, wie es auf dem Arbeitszettel bisher üblich war. Werden Auffälligkeiten wie Defekte o.ä. erkannt, können Fotos gemacht und direkt im Jobbericht integriert werden. Gibt es im Nachhinein Unklarheiten, können alle Arbeitsberichte zentral eingesehen und gedownloaded werden, inklusive aller Schritte: Wann hat die Fahrtzeit begonnen? Wann hat die Arbeitszeit begonnen? Wann wurde der Auftrag abgeschlossen? Bei Verlust des Telefons kann dieses aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden, sodass keine Daten verloren gehen.