Checkliste und Tipps: Erfolgreich neue Software im Unternehmen einführen

Sie haben eine neue Unternehmenssoftware eingeführt, aber nun stehen Sie vor folgendem Problem: Ihre Mitarbeiter*innen verstehen die Software nicht. Aber wo sind Sie falsch abgebogen? Lassen Sie uns gemeinsam einige Schritte zurück gehen und schauen, welche Prozesse Sie übersehen haben könnten, um Ihren Mitarbeitenden die Software näherzubringen. Wie führen Sie die Software besser ein? Welche Punkte sollten Sie beim nächsten Mal beachten, sodass niemand auf der Strecke bleibt?

 

In diesem Artikel möchten wir die Softwareeinführung im Rahmen des Change Managements betrachten. Aber was ist Change Management überhaupt? Das Wirtschaftslexikon definiert es wie folgt:

 

Change Management ist die “laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen.” Dies kann auch als Prozess zur Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen gesehen werden.

 

Es ist jedoch oft leichter gesagt, als getan. 70% der Change Management Prozesse scheitern nämlich entweder, oder sie verlaufen im Sande. Wir möchten uns anschauen, welche Schritte durchlaufen werden müssen, damit alle Beteiligten eingebunden werden und im Nachhinein zufrieden mit der neuen Unternehmenssoftware sind. Welche Methoden aus dem Change Management können übernommen werden, um den Prozess noch erfolgreicher zu machen?

 

Das Problem mit digitalen Technologien: Bedienungsanleitungen

 

Wer kennt es nicht? Sie haben gerade ein technisches Gerät gekauft und nun wissen Sie nicht mehr weiter - die Bedienungsanleitung ist zu kompliziert und Sie haben keinen Schimmer, wie Sie das Gerät  bedienen müssen. Aber selbst das einfachste IKEA-Möbelstück kann in einem desaströsen Aufbau enden, wenn die Bedienungsanleitung fehlerhaft oder unverständlich ist.

 

Der Branchenverband Bitkom hat genau dieses Problem mittels einer repräsentativen Befragung untersucht und folgendes festgestellt: Knapp die Hälfte (47%) der Menschen in Deutschland hat Probleme, Bedienungsanleitungen zu verstehen und somit digitale Technologien besser nutzen zu können. Obwohl das Interesse da ist, denn Befragte wünschen sich mehrheitlich mit 61% leichter verständliche Anleitungen, persönliche Hilfsangebote (48%) und einfachere Nutzungsoberflächen (40%).

 

Die Frage ist nun, wie sich dies auf die Einführung von Unternehmenssoftware übertragen lässt. Ganz einfach: Werden Mitarbeiter*innen nicht schrittweise und verständlich an die neue Software herangeführt, dann führt dies zu Frustration. Dadurch sinkt die Bereitschaft den sachgemäßen Umgang mit der Software zu erlernen und diese anzuwenden. Ängste, Misstrauen und das Gefühl, im Stich gelassen zu werden, führen zu massiven Startschwierigkeiten, die sich kaum wieder rückgängig machen lassen und verhindern einen guten Einführungsprozess.

 

Die Software einführen: Ein Prozess

Sie haben sich dazu entschieden, eine neue Software einzuführen. Das wichtigste zuerst: Sie sollten sich klare und eindeutige Ziele setzen. Ungenaue Zielvorgaben sind einer der Hauptgründe, dass Change Management Prozesse scheitern. Stellen Sie sich in dieser Phase folgende Fragen:

 

• Welche Personengruppen werden diese Software nutzen? Was ist in jeder Personengruppe zu beachten?
• Welche Sorgen, Ängste und Konflikte können in und zwischen den Gruppen bestehen?
• Müssen Prozesse an die Software angepasst werden oder umgekehrt?
• Was soll mit der Einführung der Software konkret erreicht werden? Was soll anders oder besser werden?
• Woran soll bemerkbar werden, dass mit der Software positive Veränderungen gekommen sind?

 

Nachdem sie ihre konkreten Ziele gesetzt haben, sollten als nächstes die Rahmenbedingungen genauer betrachtet werden. Stellen Sie sich hierfür diese Fragen:

 

• Welche Priorität hat die Einführung vor allem im Vergleich zu anderen, parallelen Projekten?
• Wie groß ist die Einsatzbereitschaft der Führungskräfte?
• Wer sind die internen Ansprechpersonen im Unternehmen?
• Wer wirkt aktiv bei der Einführung mit und ist auch danach die verantwortliche Ansprechperson?

 

Wichtig ist es, bei den Rahmenbedingungen schon die Machbarkeit im Sinne der verantwortlichen Personen und Ansprechpersonen mitzudenken. Welche Faktoren machen das Projekt realistisch und welche machen es unrealistisch? Welche Faktoren sollten vorbereitet oder eliminiert werden, sodass das Projekt erfolgreich sein kann?

 

Als letztes sollten Sie die Aspekte rund um die Durchführung betrachten. Hier können wir Ihnen sagen, was besonders wichtig ist: Legen Sie sowohl die grobe, als auch die detaillierte Vorgehensweise fest – inklusive Deadlines. Da die Durchführung aber der entscheidende Schritt ist, haben wir eine Checkliste vorbereitet.

 

 

Drei Schritte zur erfolgreichen Einführung

 

1. Abwägung zwischen Aufwand und Nutzen: Eine realistische Software einführen

 

Es mag banal klingen, aber ihre Software sollte natürlich das leisten, was Ihr Unternehmen auch wirklich braucht. Alles unnötige wird Benutzer*innen nur überfordern – was nicht wünschenswert ist, vor allem wenn das System eine Arbeitserleichterung und nicht eine Frustrationsquelle darstellen soll. Spätere Anwender*innen sollten realistisch auf die Software vorbereitet werden und von Anfang an in den Prozess eingebunden werden. Welche Wünsche haben sie und welche Arbeitsabläufe sollen erleichtert werden?

 

2. Alle Seiten einbinden

 

Nicht nur IT-Verantwortliche und diejenigen, die das System einführen, sollten eingebunden werden, sondern vielmehr auch Führungskräfte, Datenschutzbeauftragte und eventuell der Betriebsrat. Werden alle Ebenen eingeweiht und für die Software sensibilisiert, so wird die allgemeine Akzeptanz später viel höher sein. Egal, wie groß das Unternehmen sein sollte!

 

Das Thema Change Management ist bei der Einführung von neuen Systemen unübersehbar, wobei neue Tools und Technologien für viele Mitarbeitende erstmal bedrohlich erscheinen können. Änderungsprozesse können sich beklemmend anfühlen. Veränderungsresistenz ist natürlich, daher sollte es für die Unternehmensleitung eine umso höhere Priorität finden, diese anzusprechen. Ängste können Empathie verhindern und daran kann die Einführung scheitern.

 

Es lohnt deshalb auch, in einen oder eine fachkundige*n Change Manager*in zu investieren, der oder die den ganzen Prozess anleitet. Hierdurch wird eine neutrale Moderation eingebunden, die als Ansprechperson für Fragen und Sorgen agieren kann.

Vergessen Sie natürlich auch nicht Schulungen, um Ihre Mitarbeitenden angemessen in das System einzuführen. Mitarbeiterschulungen haben in diesem Prozess ebenfalls eine entscheidende Bedeutung.

 

3. Communication is key!

 

Sowohl vor, während und nach der Einführung der Software sollte eine rege Kommunikationskultur aufrecht erhalten werden. Hierdurch kann ein frühzeitiges Konfliktmanagement betrieben werden, das ebenfalls die Akzeptanz der Software erhöhen wird.

Binden Sie deshalb auch hier Führungskräfte ein, planen Sie Frage- und Antwort-Treffen, holen Sie Feedback ein und binden Sie Nutzer*innen dauerhaft ein. Institutionalisiertes Feedback hilft Ihnen bei der Qualitätssicherung und dabei, die Software aktuell zu halten und stetig zu verbessern.

 

Mit unseren Tipps und unserer dreiteiligen Checkliste sollten Sie nun dafür gewappnet sein, Ihre neue Unternehmenssoftware im Betrieb einzuführen. Sollten Sie zu diesem Thema trotzdem weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns unter [email protected] oder unserem Kontaktformular. Fehlt Ihnen eine Software, die Sie einführen möchten? Auch im Bereich der Auftragsprogrammierung sind wir Ihnen gerne behilflich.