So starten KMU erfolgreich in die Digitalisierung

 

Digitalisierung ist das Wort der Stunde. Ursprünglich nur den Prozess der Umwandlung analoger Medien in ein digitales Format beschreibend, steht er heute für Transformationsprozesse auf viel größerer Ebene.

Von diesen Prozessen werden sämtliche Lebensbereiche erfasst. Private Kommunikation und Mediennutzung, Organisation des Alltags, (langsam, aber sicher auch die Bildung) und natürlich die Wirtschaft. Wobei sich der Digitalisierungstrend „der Wirtschaft“ lange nicht in jedem Unternehmen niederschlägt. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) tun sich im Vergleich zu großen deutschen Unternehmen merklich schwerer mit der digitalen Transformation.

 

Warum spielt Digitalisierung eine Rolle für KMU?

 

Aber warum sollten sich KMU überhaupt mit Digitalisierung beschäftigen? Wenn ihr Tätigkeitsfeld außerhalb der IT liegt, ist es dann wirklich notwendig, sich eingehender mit der Thematik zu beschäftigen?

Nun, wenn schon einmal so gefragt wird, steht die Antwort natürlich meistens schon fest – Ja, es gibt gute Gründe für KMU sämtlicher Branchen, sich mit Digitalisierung auseinanderzusetzen. Dass dies natürlich vor allem auf Unternehmen zutrifft, die in der IT tätig sind, liegt auf der Hand. Aber das Thema hat eben nicht nur Relevanz für ein paar  stark ausdifferenzierte Spezialgebiete. Es ist auch kein flüchtiger Trend. Vielmehr handelt es sich um einen allumfassenden Wandel, mit dem sich jedes Unternehmen irgendwann konfrontieren muss, wenn es zukunftsfähig sein will. Und das besser früher als später.

Die digitale Transformation muss aber nicht als lästige Notwendigkeit aufgefasst werden. Sie schützt nicht nur davor, den Anschluss zu verlieren, sondern kann direkt Vorteile bieten. Durch Digitalisierung von Daten können etwa Informationen zentral verfügbar gemacht werden, sodass berechtigte Mitarbeiter*innen jederzeit Zugriff darauf haben.

Im Büro verbringt man viel Zeit mit Tätigkeiten, die der Vorbereitung auf die eigentlichen Aufgaben dienen. Hier ermöglicht die Digitalisierung Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag. Durch die Einbindung digitaler Daten in automatisierte Prozesse können alltägliche Abläufe beschleunigt werden und es bleibt mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben – die eigentliche Arbeit.

Durch Customer Relationship Management Programme (CRM) kann sich der Kundenservice maßgeblich verbessern. Richtig geplant lassen sich Kundendaten bedarfsgerecht digital erfassen und stehen jederzeit zum Zugriff bereit. Dies ermöglicht eine Dokumentierung des Kundenkontakts, die jeder, der berechtigt ist, einsehen und nachverfolgen kann. So sind alle Informationen parat, wenn sie gebraucht werden. Die gezielte Kundenansprache wird vereinfacht, und Kund*innen fühlen sich besser aufgehoben, wenn sie nicht bei jedem Kontakt die gesamte Historie ihres Anliegens erneut darlegen müssen.

 

Auch in der Außenwirkung helfen digitale Möglichkeiten Ihrem Unternehmen. Verschiedene Tools ermöglichen es heutzutage, sich selbst relativ kostengünstig im Internet zu präsentieren. Eine Website ist ein Muss, um über die eigene Firma, das Tätigkeitsfeld und Services zu informieren und die Firmenphilosophie nach außen zu tragen. Außerdem kann sie potenziellen Kund*innen die Kontaktaufnahme erleichtern, indem sie etwa Kontaktdaten zu Ansprechpartner*innen bereitstellt und Formulare für Anfragen bietet. Eine gute Website erhöht die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens, macht es Kund*innen leichter, Sie zu finden, und hilft Ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Je nach Geschäftsmodell und Tätigkeitsfeld des Unternehmens kann ein Online-Shop eine sinnvolle Ergänzung darstellen.

Wieso ist das wichtig? Kund*innen sind in ihrem eigenen Leben mit hoher Wahrscheinlichkeit vernetzt, gut informiert, und digital anspruchsvoll. Unternehmen, die selbst überzeugend digital auftreten, wirken seriöser und erwecken den Eindruck, durch ähnliche Mentalität besser zum Kunden oder zur Kundin zu passen – also moderner zu sein, mit der Zeit zu gehen, in ihren Prozessen flexibler und fortschrittlicher zu sein.

Im Grunde vereint Digitalisierung also zwei große Vorteile. Zum einen ist das die Chance, interne Abläufe zu vereinfachen und für die Mitarbeitenden zu erleichtern sowie langfristig Kosten zu sparen. Zum anderen kann sie die Selbstpräsentation deutlich aufwerten. Am Ende ist Digitalisierung also nicht nur eine Frage der Kosmetik, sondern der Verbesserung der eigenen Wettbewerbssituation.

 

Gewusst, wie

 

Daraus ergibt sich natürlich die Frage, wie dieser Prozess vollzogen werden kann. Wie Umfragen in KMU gezeigt haben,  sind es oft mangelnde finanzielle Mittel, eine fehlende Vision für die digitale Zukunft des Unternehmens oder schlichtweg ein Mangel an Mitarbeitenden, welche die Digitalisierung umsetzen können, die das zur Tat schreiten verhindern. (Mehr dazu lesen sie hier.) Oftmals stellt gerade letzteres eine Art Teufelskreis dar: ohne digitale Mittel findet man keine Mitarbeitenden, die zur Generation “digital native” gehören. Doch ohne diese lässt sich die Digitalisierung nicht bestreiten.

 

Wo können KMU mit der Digitalisierung anfangen?

 

Auch, wenn dieser Punkt selbst noch keinen sichtbaren Outcome produziert, ist die richtige Einstellung Grundvoraussetzung. Digitalisierung ist kein abschließendes Ziel, sondern ein Weg, den man beschreiten muss. Mit einem einmaligen Maßnahmenpaket kann man möglicherweise auf den aktuellen Stand kommen - um aber im Laufe der Zeit den Anschluss nicht wieder zu verlieren, muss man dauerhaft dranbleiben. Es handelt sich also nicht um eine Reihe von Punkten, die von der To-Do-Liste abgearbeitet werden können, sondern einen fortwährenden Prozess. Dieser erfordert commitment sowohl auf der Führungsebene als auch von den Mitarbeitenden.

Dabei ist wichtig, dass Digitalisierung in der Belegschaft nicht als Projekt „von denen da oben“ wahrgenommen wird. Vielmehr muss diese Veränderung von allen mitgetragen werden, um sich als nachhaltig und zielführend zu erweisen. Das heißt, die Aufgabe von Management und Personalleitung ist nicht nur das bloße Informieren der Belegschaft über Veränderungen. Die Mitarbeitenden müssen aktiv mitgenommen werden.

Zu guter Letzt muss man sich bewusst sein, dass Digitalisierung eine Sache ist, die schwerlich einfach nur „nebenbei mitlaufen“ kann. Natürlich sollte am Ende eine vollständige Integration digitalisierter (und idealerweise vereinfachter) Prozesse stehen, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügen. Aber um diesen Punkt zu erreichen, muss Digitalisierung temporär eine erhöhte Priorität gegenüber anderen Themen eingeräumt werden.

 

Die richtige Einstellung ist das Fundament für die erfolgreiche Implementierung einer Digitalisierungsstrategie. Für KMU ist eine schrittweise Herangehensweise oft empfehlenswert. Hier sollte aber darauf geachtet werden, dass die einzelnen Maßnahmen einer übergeordneten Strategie folgen und zu einem im Voraus definierten Ziel führen, um eine Verkomplizierung der Prozesse zu vermeiden.

Auch ist wichtig, dass die Verknüpfung von IT zwischen den verschiedenen Funktionsbereichen im Unternehmen im Ergebnis reibungslos funktioniert.

 

Dafür ist eine detaillierte und strukturierte Vorarbeit vonnöten. Zunächst setzt das eine Analyse der Ausgangslage voraus. Wie sehen die vorhandenen Prozesse aus? Welche Teilaspekte sind schon digitalisiert, welche können zusätzlich digitalisiert werden? Bei der Bestandsaufnahme empfiehlt sich, auch zu evaluieren, wo es hapert und welche Abläufe verbessert werden könnten. Diese Überlegungen sollten bei der Planung des Digitalisierungsprozesses aufgegriffen werden.

Dabei birgt Digitalisierung zwar Chancen für die Prozessoptimierung – die bloße Übersetzung schlechter oder ineffizienter analoger Prozesse in eine digitale Form wird diese Prozesse aber nicht aufwerten. Mehr noch, unzulängliche analoge Prozesse lassen sich nur schwer überhaupt digitalisieren. Bevor man also bestehende Abläufe gedankenlos in ein digitales Format bringt, sollte ausgewertet werden, ob sie bisher überhaupt zufriedenstellend ablaufen. Ansonsten muss nachgebessert werden. An dieser Stelle bietet es sich bereits an, Input von Mitarbeitern zu erbeten.

 

Der Prozess geht weiter

 

Basierend auf dieser Analyse des status quo kann weiter geplant werden. Es sollte überlegt werden, wie die Ergebnisse der Vorüberlegungen in konkrete Handlungsschritte übersetzt werden können, welche neue Hard- und Software notwendig ist, welche Kompetenzen bei Mitarbeitenden geschaffen werden müssen und ob eventuell neue Fachkräfte eingestellt werden sollten. (Hier können Sie mehr über die erfolgreiche Einführung neuer Software erfahren.)

Ebenso sollte man sich über Finanzierungsfragen klar werden. Für KMU gibt es verschiedene Wege, Digitalförderung zu erhalten. Einer davon ist etwa “digitaljetzt” vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz. (Mehr dazu hier: Digitaljetzt )

Die (schrittweise) Implementierung der geplanten Maßnahmen sollte begleitet werden von fortlaufender Kontrolle. Mitarbeitende sollten eingeladen werden, Feedback dazu zu geben, wie sich die Digitalisierungsstrategie in der Praxis schlägt. Darauf aufbauend kann sich der ursprüngliche Plan funktional weiterentwickeln. Perspektivisch können die angestoßenen Digitalisierungsprozesse auf Möglichkeiten der Weiterentwicklung des Geschäftsmodells untersucht werden. Vielleicht lassen sich bestehende analoge Services ja durch digitale sinnvoll ergänzen.

 

Was hält Sie auf?

 

Dieser Artikel ist Teil 1 unseres Zweiteilers “Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen”. Nachdem wir hier einen Überblick über die Schritte zur digitalen Transformation gegeben haben, wird sich Teil 2 ausführlicher damit beschäftigen, welche Hürden Unternehmen auf dieser Reise im Weg stehen.