Unser Ziel bei IOTIQ ist es, unsere Produkte ständig weiterzuentwickeln, auf dem technisch neuestem Stand zu halten und auf alle Wünsche individuell anzupassen, um all unseren Kund*innen eine optimale user experience ermöglichen zu können. Dazu gehört auch, neue Produkte zu entwickeln, die Arbeitsumgebungen noch digitaler, effizienter und, ja, praktischer machen.
Seit unserer Gründung 2017 arbeiten unsere Entwickler*innen deshalb an digitalen Lösungen für Coworking Spaces. Unternehmen und Einzelpersonen, die in diesen geteilten Arbeitsräumen arbeiten, zahlen für und erwarten eine stabile und zuverlässige Infrastruktur, die sie in allen Bereichen unterstützt. Um diese Infrastruktur zu digitalisieren, haben wir bereits automatisierte Getränkeabrechnungs- und Raumbuchungssysteme entwickelt, sowie eine Verwaltungssoftware des Büros für Pandemiezeiten. Nun wollen wir einen Schritt weitergehen und einen zusätzlichen Aspekt einbeziehen, nämlich die Räumlichkeiten selbst.
In Coworking Spaces arbeiten, wie bereits erwähnt, viele Unternehmen und Unternehmer*innen unter einem Dach in einzelnen Büros oder offenen, geteilten Räumen. Manche Coworkende brauchen nur einen Schlüssel für das Öffnen der Eingangstür, denn sie arbeiten in den ohnehin offenen Räumen. Andere Coworkende wiederum brauchen mehrere Schlüssel, denn sie sind Teil eines Unternehmens, das seine internen Büroräume abschließen muss und festgelegte Arbeitsplätze hat. Die Verteilung dieser Schlüssel jedoch kann chaotisch und unübersichtlich sein, denn es ist teilweise nur eine begrenzte Anzahl an Schlüsseln verfügbar, Unternehmensmitglieder können schnell wechseln, oder man verliert den Überblick darüber, wer nun einen Schlüssel hat und wer nicht.
Um dieses Schlüssel-Problem anzugehen, haben wir uns ein neues Produkt überlegt, an dem wir nun schon das ganze Jahr arbeiten: AccessCtrl. AccessCtrl ist ein digitales Zutrittsmanagementsystem mit intelligenten Schlössern, das Benutzer*innenzugänge verwaltet und kontrolliert. Die Hardware besteht aus einem elektromechanischen Schloss, das mehrere Komponenten enthält, welche alle mit einer Software kombiniert sind.
Wie funktioniert unser smartes Türschloss?
Wie bereits erwähnt, besteht AccessCtrl aus mehreren Komponenten, die in Hardware und Software kategorisiert werden können. Eingangstüren werden durch Schlösser, die Smart Locks, geschützt, die Benutzer*innen durch ihre aktivierten Schlüssel (NFC-Karte oder die AccessCtrl-App auf einem Smartphone) öffnen können. Im Hintergrund wird eine Webanwendung, also eine Desktop-Applikation, von einem oder einer Administrator*in verwendet, um Schlüssel, Coworkende und Hierarchien von Gruppen und Bereichen hinzuzufügen. Einzelpersonen können verwaltet werden, Schlüssel zugewiesen, Benutzer*innen und Gruppen Zugangsrechte erteilt und Benutzer*innen zu Gruppen hinzugefügt werden. Ziel dieses Systems ist es, dass sich die in der Webanwendung eingerichteten Rechte und Zugriffsrechte in den konkreten Elementen widerspiegeln.
Welche Schritte durchläuft der oder die Kund*in im AccessCtrl-Workflow?
Wir unterscheiden zwischen zwei Phasen, die es für einen erfolgreichen AccessCtrl-Workflow braucht. Zuerst die Einrichtungsphase: Dies ist die Onboarding-Phase für neue Kund*innen, also der Prozess der digitalen und physischen Installation aller Elemente, die einmal eingerichtet werden müssen.
Anschließend die operative Phase: Nach der Einrichtung werden in dieser Phase Benutzer*innen zum System hinzugefügt und Schlüssel konfiguriert. Außerdem werden den Nutzer*innen Karten zugewiesen, sowie Zugangsrechte für zugewiesene Bereiche oder Gruppen erteilt werden.