Coworking-Lösungen für das Basislager Leipzig und Rostock
Seit Gründung der IOTIQ GmbH im Jahre 2017 sitzen wir selbst mit unserem Büro im Basislager Leipzig – hier konnten wir das Unternehmen nicht nur als Kunden gewinnen, sondern direkt vor Ort im Coworking Space unsere Produkte austesten und weiterentwickeln. So hat sich im Laufe der Jahre eine Partnerschaft und Kooperation entwickelt, die auch in unserer Unternehmensentwicklung eine maßgebliche Rolle gespielt hat.
Eine große Anzahl individuell arbeitender Gründer*innen, Freiberufler*innen, kleine und größere Startups zu koordinieren, erfordert viel Aufwand. Um diesen zu verringern und sowohl den Space selbst, als auch die Community zu entlasten, haben wir einige Coworking-Lösungen entwickelt.
Über das Basislager:
Nicht nur wir haben uns innerhalb des Basislagers weiterentwickeln können, auch das Basislager selbst hat sich im Laufe der Jahre vergrößert: Von damals einem Gebäude über fünf Etagen im Standort Leipzig, gibt es nun drei Standorte über acht Etagen. Auch in Rostock hat sich das Basislager 2019 erweitern können. Nun kommen in Leipzig und Rostock täglich hunderte Coworkende ein und aus, um sich ihrem Berufsalltag zu widmen.
Getränkeabrechnung
Das erste Produkt, das wir im Basislager eingeführt haben, ist unsere automatisierte Getränkeabrechnung “MobiFresh”. Diese sorgt dafür, dass Snacks und Getränke ganz unkompliziert abgerechnet werden können.
Während Nutzer*innen lediglich ein Tablet bedienen müssen, läuft im Hintergrund unsere Software, wo alle Nutzer*innen registriert sind und jederzeit neu ergänzt werden können. Als Nutzer*innen können Einzelpersonen oder ganze Unternehmen eingepflegt werden, und auch temporäre Gastaccounts können erstellt werden. Auch können verschiedene Standorte eingebunden werden. Dieses Backend wird durch das Coworking Space verwaltet.
Wie funktioniert's?
Wenn man nun etwas trinken möchte, wählt man aus dem Kühlschrank und anschließend auf dem Tablet ein Getränk aus. Anschließend muss noch das jeweilige Profil ausgesucht und ein Code eingetippt werden, der zuvor von den Nutzer*innen selbst festgelegt wurde. Im Hintergrund werden alle Getränke des Unternehmens zusammenkalkuliert und am Ende des Monats abgerechnet. Gleichzeitig sieht der oder die Nutzer*in bei jeder Bestellung, wie viel Geld dem Coworking Space geschuldet wird. Die Bezahlung erfolgt dann am Ende des Monats direkt über den Coworking Space.
Auf den Tablets, die im Coworking Space aushängen, läuft unsere Software im Single-App-Mode: Es wird nur die Getränkeapp angezeigt und nichts anderes. Auf Wunsch können auch Infoscreens eingeblendet werden. Insgesamt werden in Leipzig acht Getränketablets eingesetzt, in Rostock sind es zwei Tablets auf zwei Locations über zwei Etagen.
Zuvor wurde dieser Prozess mit Stift und Papier durchgeführt – von Anfang bis Ende, von der Mitarbeiterin bis zum Coworking-Space. Durch den Einsatz von Tablets werden Zeit und Energie gespart und mit Hilfe des neuen Systems werden die folgenden Nachteile vermieden:
- Getränke und Snack Bestand wird jederzeit nachvollziehbar dargestellt und Verbrauche können besser koordiniert werden
- Fehlerpotenzial bei der Verrechnung wird verringert und der Administrationsaufwand reduziert
- Zusammenrechnen, Buchen und Rechnung nehmen Zeit in Anspruch, die anderweitig besser gebraucht wird
Im Interview mit Inga, Community und Community Managerin im Basislager, haben wir außerdem zu unserer Software ein Interview geführt, das Sie hier lesen können!
Raumbuchung
Neben dem Getränkesystem hat das Basislager Leipzig auch im Bereich Raumbuchung aufgerüstet. Für die vielen Meetingräume regelt ab sofort ein zentrales Managementsystem die Verfügbarkeiten der Räume, das wir über unsere Tablets visuell veranschaulichen. Insgesamt sind hier neun Tablets im Einsatz, die durch unser Mobile Device Management System MobiVisor gemanagt und abgesichert werden.
Mit unserem Raumbuchungssystem kann nun garantiert werden, dass sich Coworkende nicht in die Quere kommen. Unklarheiten darüber, wer den Meetingraum reserviert hat und wann er reserviert wurde, gibt es nicht mehr.
Dem Kunden war es wichtig, dass die Buchungen nicht ausschließlich online über ein Webportal möglich sind, sondern sich ebenfalls direkt am Raum einsehen und managen lassen. Deshalb haben wir die Konferenzräume mit Tablets ausgestattet, auf denen die wichtigsten Informationen jederzeit sichtbar sind. Auch die spontane Buchung ist möglich, sodass im Fall eines ungeplanten Meetings der gewünschte Raum ganz unkompliziert reserviert werden kann.
Außen neben der Tür angebracht, dienen die Tablets als übersichtliche Raumbuchungstools: Ist der Raum noch verfügbar, muss einfach auf “Reservieren” getippt werden. Schon ist der Raum für die gewünschte Zeit reserviert.
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