Arbeitszeitdokumentation bei der Oehlschlegel Service GmbH
Arbeitszeitdokumentation: Nutzung der Software
Im Arbeitsalltag der Oehlschlegel Service GmbH kommen mobile Geräte zum Einsatz, die zwar bereits vorhanden waren, jedoch noch nicht aktiv gemanagt wurden. Dank unserer Software für mobile Zeiterfassung, MobiTime, konnten die vorhandenen Geräte ohne Neuanschaffung integriert, inventarisiert und gesichert werden, wodurch gleichzeitig alle Datenschutzrisiken beseitigt wurden. Nach Arbeitsende schalten die Mitarbeiter*innen das GPS aus, um die Telefone auch privat nutzen zu können. Dabei kommen hauptsächlich Rugged Devices (Samsung xCover) zum Einsatz, die sich neben dem Facility-Management auch gut für die Healthcare- und Logistik-Branche eignen.
Insgesamt werden über MobiTime durch die Oehlschlegel GmbH 2000 Objekte betreut, die in einer Kundendatenbank verwaltet werden. Da für jedes Objekt ein Radius bestimmt ist, kann der oder die Mitarbeiter*in den Job nur starten, wenn er oder sie sich im Radius des Objektes befindet – somit wird Betrug beim Arbeitsauftrag ausgeschlossen.
Über die Oehlschlegel Service GmbH:
Die Oehlschlegel Service GmbH ist ein inhabergeführtes, ganzheitliches Facility-Management-Familienunternehmen aus Halle an der Saale, das seit über 30 Jahren besteht. Mit sechs Standorten mit Niederlassungen in Halle (Saale), Leipzig und Wuppertal sind 245 Mitarbeiter*innen im Einsatz, die über 4900 treue Kund*innen betreuen. Hierbei werden Dienstleistungen in der Gebäudereinigung und der Vegetatationspflege angeboten, sowie Hausmeister- und Systemdienste. In all jenen Bereichen wird seit 2021 unsere MobiTime-Software eingesetzt und somit die mobile Arbeitszeitdokumentation bereitgestellt.
Um Betrug weiterhin zu verhindern, müssen Mitarbeiter*innen jeden Jobbericht digital unterschreiben, wie es bisher auf dem Arbeitszettel üblich war. Werden Auffälligkeiten wie Defekte o.ä. erkannt, können Fotos gemacht und direkt im Jobbericht integriert werden. Bei nachträglichen Unklarheiten können alle Arbeitsberichte zentral eingesehen und heruntergeladen werden, inklusive aller Schritte: Wann hat die Fahrtzeit begonnen? Wann hat die Arbeitszeit begonnen? Wann wurde der Auftrag abgeschlossen? Bei Verlust des Telefons kann dieses aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden, sodass keine Daten verloren gehen.
Arbeitszeitdokumentation: Nutzung der Software
Mit unserer Customized Arbeitszeitdokumentations-App werden über 100 Smartphones gesichert, die für eine Reihe von Lösungen eingesetzt werden können. Mit IOTIQ als kompetenten Beratungspartner konnten die bestehenden Prozesse des Gebäudedienstleisters digitalisiert und effizienter gestaltet werden – aufwändige Zettelwirtschaft gehört damit endlich der Vergangenheit an. Drei wesentliche Vorteile der Zeiterfassung haben sich hier für den Kunden herauskristallisiert:
- Prüfen der Arbeitszeiten: Für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin wird am Ende der Arbeitswoche ein automatischer Job Report erstellt, über den die Personalverwaltung auf einen Blick sieht, ob Über- oder Minusstunden gemacht worden sind. Für jede*n Mitarbeiter*in wurden im Vornherein die im Arbeitsvertrag vereinbarte Stundenanzahl im System eingetragen, sodass MobiTime die in der App eingetragene Fahrt- und Arbeitszeit abzüglich gemachter Pausen kalkuliert und so die Differenz, also die Über- oder Minusstunden, berechnen kann.
- Digitale Arbeitsberichte: Mit den digitalen Berichten von MobiTime wurden nervige und manuelle Prozesse digitalisiert. Was vorher ein analoges Fahrtenbuch und ein analoger Arbeitsnachweis war, die jeweils händisch digitalisiert werden mussten, ist jetzt in unserer zentralen App erfasst, die beide Prozesse automatisiert. Das reduziert den Aufwand und gibt die Möglichkeit, die Arbeitsberichte jederzeit und überall nachzuvollziehen.
- Schnelleres Agieren: Ein*e Mitarbeiter*in fällt kurzfristig aus, doch wer übernimmt den Job? Mit MobiTime sieht man auf einen Blick, wo welche*r Angestellte*r im Einsatz und verfügbar ist – so können Arbeitswege effizient geplant und eingespart werden.
Perspektivisch...
Zukünftig möchte die Oehlschlegel Service GmbH gemeinsam mit uns weitere analoge Prozesse digitalisieren und diese ebenfalls in die MobiTime-App integrieren, sodass nur eine zentrale Applikation von Nöten sein wird. Hierfür sind wir weiterhin der perfekte Partner, denn alle Wünsche können nach den Anforderungen der Oehlschlegel GmbH maßgeschneidert umgesetzt werden. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!
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